Slordige opleveringen komen je duur te staan.
De voorlopige oplevering van een woning of appartement is maar al te vaak het begin van een verlieslatend proces: ze leidt tot een vaak ellenlange lijst van al dan niet (makkelijk) op te lossen tekortkomingen of gebreken. Losse eindjes in de afwerking, foutieve plaatsingen, niet herstelde schade en verkeerde of gebrekkige materialen,… De meeste van deze punten ontstaan door haastige briefings, slordige uitvoering, ontbrekende communicatie en slechte tot geen documentatie.
Het vertrouwen van de koper/bouwheer is geschokt en het proces om voor alle punten tot een oplossing te komen is langzaam, pijnlijk, lastig en frustrerend. De reputatie van de projectontwikkelaar als een kwalitatieve partner, krijgt een flinke klap door de negatieve mond-aan-mond reclame. Een ontevreden consument deelt zijn onvrede gemiddeld met 13 anderen. Kapitaalkrachtige klanten kunnen dergelijke toestanden missen als kiespijn en gaan liever in zee met kwalitatieve partners.
De oorzaak voor de ellende is het gebrek aan een dynamische en tijdige opvolging van het werk dat door toeleveranciers gebeurt, ontoereikende communicatie en de afwezigheid van duidelijke SLA’s. Zorg dat de rentabiliteit van jouw project niet lijdt onder een pijnlijke en kostelijke afsluiting. Met nestas kun je ontgoocheling bij de oplevering vermijden.
- Alle documentatie van leveranciers, vanaf de offerte tot de oplevering van de finale documentatie op de juiste plaats in je project, automatisch, zonder jouw tussenkomst.
- Communicatie rond op te leveren documenten blijft verbonden aan de documenten en is dus altijd makkelijk te vinden.
- Leveranciers krijgen automatisch hun eigen interface in nestas, waarin ze een overzicht krijgen van hun reeds ingevulde of nog in te vullen opdrachten.
- Je nodigt leveranciers uit om hun opdracht te documenteren: in één e-mail plaats je opdrachten om hetzelfde of diverse documenten toe te voegen aan een of meer units van je project: EPB-stavingen, technische fiches van gebruikte materialen, onderhoudsinstructies, plannen en goedkeuringen, technische tekeningen, eendraads- en situatieschema’s,… Ze kunnen ze toevoegen naarmate ze de units afwerken, meteen op de juiste plaats in je dossier, zonder dat ze er toegang toe hebben. De SLA is duidelijk: zonder juiste documentatie op tijd kan het werk niet geëvalueerd worden.
- nestas volgt de leveranciers op met een nudging-strategie tot de job af is.
Het resultaat is dat je projectleiders meteen zien welke leveranciers klaar zijn voor kwaliteitscontrole in welke units, welke over tijd gaan, welke niet opleveren. Ze krijgen snel een globaal beeld van de status van hun project en de diverse units ervan. Ze kunnen dus doelgericht en efficiënt actie nemen naar de leveranciers die in gebreke blijven.
Tips voor een vlekkeloze oplevering
- Neem het gebruik van nestas voor de documentatie van de opdrachten op in je contractuele overeenkomst met je leveranciers. Maak duidelijk dat slotfacturen slechts betaald worden na oplevering van de documentatie.
- Verwittig ze bij de aanvang van het project over de documentatie die je verwacht, vraag nestas om een (virtuele) onboardingsessie te organiseren met de leveranciers.
- Volg je leveranciers op via het nestas dashboard en focusseer je op wie zijn job niet doet zoals contractueel overeengekomen.
- Wacht met betalen tot de documentatie is opgeleverd.
Finaal is dit de beste aanpak om bij de voorlopige oplevering niet voor onaangename verrassingen te staan en het vertrouwen van de koper – én je reputatie – te vrijwaren.
nestas verhoogt bovendien de productiviteit van je projectmanagement. Een grote projectontwikkelaar berekende de tijdswinst op projectmanagement voor een project met 55 appartementen op 12 mandagen, alleen al voor het verzamelen van de nodige documenten. Een gebruiker zag zijn tijdsbesteding voor de digitale configuratie van een project met 30 appartementen met een factor 4 verminderen.
nestas is momenteel toe aan versie 4.1 Pro. Het is een SaaS-platform in de cloud dat continu evolueert in overleg met zijn gebruikers.
Ik stel voor dat ik nestas even kort demonstreer, zodat je je zelf een beeld kan vormen van hoe e.e.a. in zijn werk gaat.
Bart Verduyn
Managing partner nestas
