Digitale assets die je deelt en verdeelt in de cloud

Digitale assets die je deelt en verdeelt in de cloud

Vanuit SharePoint kun je dankzij een connectie met nestas je PID’s feilloos geautomatiseerd exporteren naar de cloud. Omgekeerd kun je vanuit de nestas applicatie je SharePoint site in sync houden met je nestas PID’s, waar je leveranciers hun documenten opleveren.

Een belangrijk aspect van een bouwproject is het beheer van digitale assets tijdens het project: administratieve, technische, commerciële en informatieve documenten in allerlei formaten. Je creëert en ontvangt talloze documenten in elke fase van het project en van vele partijen: van de overheid, de architecten, de aannemers en onderaannemers, de leveranciers en installateurs,… Wellicht sla je die op in een bestandenbeheersysteem, al dan niet on-premise of in de cloud.

Een deel van die documenten blijven puur als documentatie verbonden aan je project, andere moeten gedeeld worden met externe partijen. Een van de belangrijkste externe partijen is de koper of bouwheer. Het spreekt dat je wil vermijden de documenten telkens opnieuw manueel te moeten distribueren per e-mail zoals dat vandaag vaak gaat.

Je kan de partijen van het bouwteam wel toegang geven tot je SharePoint site in de cloud, maar slechts voor de duur van het project en andere partijen hebben vaak geen behoefte aan rechtstreekse toegang. Neem nu de documenten in het postinterventiedossier voor koper of bouwheer: die wil de documentatie pas wanneer ze echt finaal is en dat is dikwijls na afloop van het project, na de oplevering van het aangekochte vastgoed.

Je PID in de cloud aanvullen na overdracht

Omdat het daar vaak fout loopt, met manuele kopieën van bestanden naar externe dragers zoals USB-sticks bijvoorbeeld, is de geautomatiseerde toegang tot die bestanden vanuit een applicatie die toegankelijk is voor de koper of bouwheer nà de oplevering, zoals alleen nestas er een is, een ideale oplossing. Na de oplevering dienen de (bouwkundige) lotgevallen van de woning inderdaad verder gedocumenteerd te worden met het oog op veiligheid bij latere werken en accurate up-to-date documentatie bij latere verkoop. De partijen die in deze fase bij de projecten betrokken worden, zijn in de regel niet dezelfde als die tijdens de ontstaansfase van een onroerend goed. Een postinterventiedossier moet daarom makkelijk door de eigenaar van de woning verder aangevuld kunnen worden.

Automatisch data uitwisselen in twee richtingen

De transfer van je SharePoint naar die applicatie kan (via een API) vooraf vastgelegd worden. Wanneer de projectontwikkelaar contractueel bepaalt dat iedere aannemer en onderaannemer verplicht hun PID bestanden dienen op te laden in nestas, kunnen ze automatisch gedupliceerd worden naar de SharePoint site waarmee nestas synct. En omgekeerd kan nestas documenten ophalen uit die SharePoint site en ze op de juiste plaats in het nestas PID onderbrengen. Er kan zelfs contractueel vastgelegd worden over wélke bestanden het gaat.

Er zijn twee mogelijkheden bij geautomatiseerde datastromen van nestas naar SharePoint en omgekeerd:

1. Nestas heeft een vooraf opgestelde PID-structuur en kopieert die naar je SharePoint site, bij voorbeeld bij een nog op te starten project, zodat je de particulariteiten van de constructie makkelijk kunt onderbrengen in je PID.
2. Nestas neemt de PID-structuur van de bestaande SharePoint site over, bijvoorbeeld wanneer een project al loopt. Je hoeft dus niks aan te passen om meteen tot een correct opgestelde PID te komen.

Je kunt je leveranciers dus altijd vlekkeloos hun bestanden laten opleveren in nestas in de zekerheid dat ze ook een op een in je eigen SharePoint site gearchiveerd worden.

Contacteer Bart Verduyn op support@nestas.eu of op +32 496 258184.