De levensduur van een nestas-dossier is in feite even lang als die van de woning waarmee het dossier verbonden is.
- Een nieuwbouwwoning wordt opgestart – het nestas-dossier wordt geopend door de aannemer of door de veiligheidscoördinator in opdracht van de bouwheer.
- Het dossier wordt aangevuld naargelang de werken vorderen.
- De nieuwbouwwoning wordt opgeleverd – de aannemer sluit het dossier af. Hierdoor ontstaat een read-only versie, die aan de bouwheer bezorgd wordt bij oplevering van de woning. De aannemer beschikt zo altijd over een duidelijke copie van de woning zoals hij die opleverde.
- De bouwheer kan beslissen om het read-only dossier gewoon te behouden. Hij kan dan alles raadplegen en downloaden maar niks toevoegen of wijzigen. Indien hij beslist om het nestas-dossier te openen, dan krijgt hij na het betalen van de licentiekost volledige toegangsrechten tot het dossier gedurende 5 jaar, tenzij hij voor 10 jaar intekent. Hij betaalt dan een kost die gelijkstaat aan 1,2 euro per maand.
- De bouwheer wijzigt aan de woning, herstelt of onderhoudt: hij voert zelf de nodige wijzigingen in het nestasdossier in, of hij geeft zijn toeleverancier via nestas de opdracht dit te doen.
- De bouwheer verkoopt de woning: hij sluit het nestas-dossier af en de koper kan het overnemen en daarbij beslissen om na betaling het dossier verder actief te gebruiken.
