fbpx

Hoeveel bespaar je met een nestas PID?

By 01/02/2019 april 25th, 2019 Postinterventiedossier

Je project managers besteden meer tijd dan je denkt aan de opmaak van een postinterventiedossier, zelfs als je denkt dat anderen het grote werk doen. Vaak verzamelen ze nog bijkomende gegevens van leveranciers die niet meewerken, ook niet op de verzoeken van de veiligheidscoördinator.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende tijdverslinders:

  1. Documenten worden niet (tijdig) opgeleverd. Je projectmanager moet dus op jacht naar documenten bij een leverancier die al actief is op een andere werf. Weg focus, weg reactietijd, weg belangstelling.
  2. Documenten worden opgeleverd bij de verkeerde persoon. De leverancier gaat er voor zijn gemak maar even van uit dat de ene collega het wel naar de andere doorgeeft. Niet, dus. Vervolg? Zie onder 1.
  3. Verkeerde documenten worden opgeleverd. Binnenkomende documenten worden door de band maar bekeken als ze in het PID moeten opgenomen worden. Dat betekent zoeken in de e-mailbox, openen van veel emails voor de juiste gevonden is, om vast te stellen dat het verkeerde document werd toegevoegd. Vervolg? Ga terug naar af, u ontvangt geen vergoeding voor uw tijd.
  4. Ontbrekende documenten komen toe nadat het PID is overgedragen. De referentie is niet duidelijk en maanden later weet de projectmanager ook niet precies meer over welke unit dit document gaat. Dat betekent opzoekwerk, opslaan op de eigen server in het juiste dossier bij de juiste klant, verzenden naar de klant.
  5. De klant beweert dat een document niet in het PID zat en vraagt het opnieuw op, liefst meteen. Ja, wat zat er ook alweer in dat dossier? Dan maar even opgezocht (of in het slechtste geval opgevraagd bij de leverancier), gekopieerd, uitgeprint of ingescand, per e-mail verzonden, op de post gedaan …
  6. Het PID is verloren geraakt. De klant wenst zijn woning te verkopen maar vindt zijn PID niet meer. Hij komt bij je project manager terecht. Je kunt het verder wel raden.

Al deze gevallen zijn met een nestas PID in de cloud meteen opgelost. Wie zijn PID bouwt met nestas, wint vijf keer:

  1. Gedaan met tijd verliezen
    nestas blijft je toeleveranciers aanmanen tijdig hun documenten op te leveren voor jouw postinterventiedossier (pid). Je medewerker(s) besparen aanzienlijk op hun tijdsbesteding én het proces verloopt ordentelijker en tijdiger, wat altijd een betere kwaliteit oplevert.
  2. Dupliceren en personaliseren
    Bij appartementsgebouwen kun je op een snelle en efficiënte manier een digitaal paspoort dupliceren in zoveel exemplaren als er appartementen zijn en daarna personaliseren. Je kunt ook makkelijk een apart dossier voor de syndic aanleggen.
  3. Snelle overdracht
    Nestas stelt je in staat om tegen oplevering of verkoop een aantrekkelijk digitaal paspoort in de cloud klaar te hebben, dat je kunt overdragen aan je klant. Hij kan het zelf verder beheren en aanvullen in de cloud, digitaal. Stel je voor: je koper toont tijdens een house warming party aan zijn vrienden hoe het digitaal paspoort van zijn appartement er uit ziet. Een betere promotie kun je je niet wensen.
  4. Behoud je eigen kopie
    Bij de overdracht van het nestas dossier behoud je een eigen kopie van het dossier, zodat je altijd precies weet wat in je digitaal paspoort opgenomen was en wat je opleverde. Je krijgt ook het bewijs dat de bouwheer zijn exemplaar van het nestas dossier heeft aanvaard.
  5. Cloud
    Nestas is beschikbaar in de cloud en maakt gebruik van open technologie, waardoor via API geconnecteerd kan worden met interne tools (ERP) of aangesloten kan worden op digitale workflows. Je kunt zo de informatie die uw leveranciers invoeren in nestas automatisch laten doorvloeien naar uw ERP of omgekeerd.

Praktische case

Een projectmanager moet de PID’s opstellen voor een appartementsgebouw met 10 appartementen. Hij werkt digitaal, dus hij verzamelt gemiddeld 30 bestanden per PID op de server, die hij daarna verhuist naar de 10 mappen van de appartementen. Hij kopieert dan nog eens alles naar de map van de syndic.

Jobs:

  • Opvragen documenten bij leveranciers
  • Opvolgen van toelevering door leveranciers in mailbox
  • Herinneringen uitzenden
  • Voor elk document nagaan of het wel het juiste is (soms moet een collega daarbij helpen)
  • Nagaan in welke map(pen) het document moet komen en toevoegen aan de mappen (veel saai en belastend cut & paste werk)
  • Bijhouden (in Excel) in welke mappen nog documenten ontbreken voor oplevering
  • De juiste map op een USB stick zetten of uitprinten en in een map verzamelen ten behoeve van de sales bij oplevering
  • Naleveren van ontbrekende documenten
  • Spoorloze documenten (of hele dossiers) op vraag van de klant opnieuw opleveren.

Via onze calculator komen we op een investering voor de aanmaak van de PID’s over heel het project (wellicht rond anderhalf jaar gezien de constructie) van ca 6800 euro. Het gaat hier over de tijdsbesteding van je organisatie. Met nestas bedraagt de tijdsbesteding aanzienlijk minder en inclusief de licentiekosten betekent de aanmaak van de PID’s een investering van bijna 2000 euro, of een factor 3,5 minder.

Wil je de calculator zelf gebruiken en voor jezelf je winst berekenen, ga dan naar onze actiepagina!

Benieuwd wat nestas voor jou in petto heeft? Ga van start met nestas!

BLIJF OP DE HOOGTE

* Door op deze button te klikken, verklaar je akkoord te gaan met onze Privacy Policy
newsletter icon

Was deze informatie interessant voor u?

Klik op een ster om dit bericht te beoordelen!

We are sorry that this post was not useful for you!

Let us improve this post!